Veranstaltungsmanagement in Bonn (1): Formate und Angebote

Das 2-tägige Seminar Veranstaltungsmanagement in Bonn, organisiert vom ZBIW Köln, beinhaltete 6 Module.

1. Modul: Angebot
2. Modul: Finanzierung
3. Modul: Rahmen
4. Modul: Vorbereitung
5. Modul: Durchführung
6. Modul: Nachbereitung

Der Schwerpunkt des ersten Tages im sehr angenehmen Bildungshaus, dem Gustav-Stresemann-Insitut e. V. (GSI), bildete die Suche nach dem passenden Format und Angebot für öffentliche wie wissenschaftliche Bibliotheken. Dem zuvor gingen wir der Frage nach, warum Veranstaltungen generell ein Bestandteil des bibliothekarischen Angebots bildet. Je genauer definiert werden kann, warum eine
Veranstaltung angeboten werden soll (und in diesem Zusammenhang auch, für welche Zielgruppe), desto leichter fällt die Auswahl des Themas und ein begründeter Ressourceneinsatz.

Der Hauptgrund, Veranstaltungen anzubieten, ist logischerweise Öffentlichkeitsarbeit, mithin “Information, Kommunikation und Imagepflege”, doch ebenso zählen die damit zu leistenden Beiträge zur Gesellschaft und den Part, den wir “Bildungsauftrag” nennen.

Dem schloss sich eine Kriterienfindung für ein bestimmtes Veranstaltungsthema an. Eine kleine Auswahl, der in Zweiergruppen herausfiltrierten Antworten:

• ist  guter Zweck
• bringt unmittelbaren persönlichen Nutzen
• Neues ausprobieren
• ist Lehr- und Lernauftrag
• beinhaltet Kooperationspartnerschaft
• ist Handlungsauftrag der Bibliothek
• Thema bewegt viele Menschen
• weckt (neue) Interessensgruppen
• begeistert Mitarbeiter/innen
• ist öffentlichkeitswirksam
• hat einen regionalen Bezug
• ist für bestimmte Zielgruppen geeignet
• ist presserelevant
• Bedarfsweckung
• …

Ein “Schwerpunkt im Schwerpunkt” zur Themenwahl war das Aufgreifen aktueller Entwicklungen und Trends in der Gesellschaft. Dazu offerierte ich Einzelbeispiele als Tischvorlage, die Schnappschüsse enthielten, z. B. Literaturhinweise, praktische Umsetzungstipps, reale Beispiele aus der Bibliotheks- oder Alltagswelt, Definitionen oder Zeitungsberichte. Mit diesen ging es in die Workshops.

Aus den vorgeschlagenen Trendthemen wurde in drei Gruppenrankings folgende herausgearbeitet:

• Makerspace
• Escape Room
• E-Sport
• Virtual Reality & Augmented Reality

Dass eine der Workshops auch im Freien stattfinden konnte, war dem schönen Wetter (am 17. April der erste wirklich warme Frühlingstag!) und dem wunderbaren Ambiente des Tagungshauses zu verdanken. Es zahlt sich aus, dass ich meist versuche, auch ohne “große Technik” auszukommen.

Zum Teil 2: Veranstaltungmanagement in Bonn (2): vom Guerilla-Marketing zur Evaluation