“Zu Gast im virtuellen Schulungsraum: Interne Fortbildung an dezentralen Bibliothekssystemen TUM” lautete der Vortragstitel von Caroline Leiß¹ zur Fortbildung “Lebenslanges Lernen im Beruf …”². 15 bis 20 interne Fortbildungsveranstaltungen bietet die TUM ihren Mitarbeiter/innen an. Die Themenbereiche bzw. -formate sind:
- Grundlagen aus dem Bibliotheksbereich
- Projekte und Dienstleistungen der Bibliothek
- Dienstlich notwendige Fortbildungen (z. B. bei Neuentwicklungen)
- Besichtigungen und Gastvorträge
Die Problematik der TUM mit 9 Teilbibliotheken an vier Standorten bei einem Personalbestand von einer bis 91 Personen liegt auf der Hand. Für alle das gleiche Fortbildungsangebot zu ermöglichen, ist aber auch aus strukturellen Gründen heraus (Thekendienst in One-Personal-Teilbibliotheken oder Telearbeitsplätze) praktisch nicht machbar.
Adobe-Connect
Die technische Lösung lautet von daher, einen virtuellen Schulungsraum anzubieten. Das Instrument hierfür ist Adobe-Connect. Im Schulungsraum befindet sich der Referent, den eine Webcam ins Visier nimmt. Außerdem befindet sich ein weiterer Laptop im Raum, dessen Bildschirm geteilt wird – also den Referenten aufzeichnet und die Folien abbildet – und dieses an die anderen Bibliotheken oder an ein mobiles Endgerät übertragen wird. So können außerhäusige Teilnehmende auch am Chat teilnehmen, Wortmeldungen verfolgen und sich selbst zu Wort melden.
Darüber hinaus wird der komplette Videoschnitt einer Fortbildung zur Verfügung gestellt.
Ablauf je nach Beteiligte
Leiß erläuterte zunächst aus der Sicht der Teilnehmer, z. B. zu Anmeldemodalitäten und was unmittelbar vor und während der Veranstaltung geschieht.
Aus Sicht der Referent(inn)en ergibt sich folgender Ablauf:
Vor der Ankündigung der Veranstaltung
- Anfrage bei Referent/in, ob die Veranstaltung für eine Übertragung in Adobe Connect geeignet ist und Einverständnis zu einer Übertragung besteht.
Unmittelbar vor der Veranstaltung
- Öffnen der Präsentation, Webseiten o. ä.
- Kollegin vom Referat Aus- und Fortbildung benötigt ca. 10 Minuten, um am Dozenten-Notebook die virtuelle Übertragung einzurichten.
Während der Veranstaltung
- Während der Veranstaltung ist die Übertragung in Adobe Connect für Referent/in nicht mehr wahrnehmbar.
- Die Stimmübertragung kann auf zweierlei Weise erfolgen:
- Nutzung Notebook-Mikrofon – physische Nähe zum Notebook ist erforderlich. Nachteil: Die akustische Qualität ist meist nicht so optimal. Vorteil: Kein störendes Krawattenmikrophon [Haare-zu-Berge-steh bei der/dem Genderbeauftragten].
- Krawattenmikrophon: [Nachteil: Mikrophon kann ohne Krawatte nicht genutzt werden *Späßle g’machd!*]
- anmelden Sulungsraums für Adobe Connect einrichten
Aus Sicht des Referats Aus- und Fortbildung:
Ankündigung der Veranstaltung
- Wenn Adobe Connect vorgesehen: Adobe Connect Häkchen bei Anmeldung anbieten
- Drei Tage vor Veranstaltung
- Mail mit Link und technischen Informationen an alle Teilnehmer über Adobe Connect
Vor der Veranstaltung
- Dozenten-Notebook für Adobe Connect anmelden, Tonübertragung einrichten, Bildschirm freigeben
- Test der Technik mit den Teilnehmern im virtuellen Schulungsraum
- Zweites Notebook im Zuhörerbereich des Schulungsraums für Adobe Connect anmelden und als Teilnehmer den virtuellen Raum betreten
Während der Veranstaltung
- Virtuellen Raum im Blick behalten
- Fragen aus dem Chat ins Plenum weitergeben, Antworten chatten
Bilanz
Positiv
- Teilnahme für alle möglich
- Teilnahme teilweise sogar parallel zum Dienstgeschäft möglich
- Organisatorischer und technischer Ablauf prinzipiell unkompliziert
- Aufzeichnung der Veranstaltung ist möglich
Negativ
- Gelegentlich technische Probleme
- Zwei Auditorien … manchmal mit konkurrierenden Anforderungen (Stimmübertragung)
- Nach wie vor eine gewisse Ungerechtigkeit gegenüber anderen Standorten
Fazit
Wird gut angenommen, regelmäßig 5-10 Teilnehmende über Adobe Connect, Standardverfahren für interne Fortbildungen.
Es löst nicht alle Probleme, es gibt strukturelle Ungerechtigkeiten, aber eine kleine, einfach Methode ermöglicht einen noch etwas größeren Kreis, Fortbildungen wahrzunehmen.
Anschlussfragen an Bauer-Krupp
Frage 1: Ist die Technik eine Hürde?
Antwort Leiß: Nein. Man muss nur ein paar Tage Zeit haben, um sich hineinzufuchsen.
Frage 2: Wie sieht es aus bei Soft Skill-Themen?
Antwort: Nicht alle Themen sind geeignet, eher die, die der Wissensvermittlung dienen.
Informelles Lernen ist nicht kontrollierbar. Weiß man das, was die Person da macht?
Frage 3: Wie motiviert man Leute aus dem Haus, etwas vorzutragen?
Antwort: Geben und nehmen. Bereit sein, sich hinter die Kulissen schauen zu lassen. Es gibt auch einen harten Kern, der nie kommt. So ist es halt.
Leiß hatte außerdem selbst einige Fragen für das World Café vorbereitet. Dazu am Ende dieser Mitschrieb-Reihe mehr.
¹Dr. Caroline Leiß, Universitätsbibliothek der Technischen Universität München, Koordination Aus- und Fortbildung.
²Mitschrieb zur Fortbildung Lebenslanges Lernen im Beruf: Individuell, virtuell, informell? vom 20.09.2017 in Ingolstadt. Veranstalterinnen: Kommission für Aus- und Fortbildung des Bibliotheksverbunds Bayern (KAF) in Kooperation mit der Bibliotheksakademie Bayern.